Nejeden pohled na sdílení informací ve firmách

Zatímco některým firmám přijde jako samozřejmost sdílet svoje cíle, finanční výsledky, investiční plány, výši odměn, nebo třeba emailové schránky, jiným při té představě tuhne krev v žilách. Ačkoliv si nedělám ambice na pokrytí celé problematiky jedním článkem, ráda bych nabídla širší perspektivu přístupu ke sdílení informací ve firmách. Zajímal mě proto i pohled několika lídrů firem, na které jsem se obrátila s dotazem, jak ke sdílení informací ve svých týmech přistupují oni, mezi nimi i Sebastian Kunec z firmy DactylGroup:

Důvěru jakožto jednu z klíčových hodnot plynoucí z otevřenosti a sdílnosti směrem k týmu,  lídři zmiňují poměrně často. A není se čemu divit. Důvěra je důležitá pro upevňování vztahů v týmu, pro lepší spolupráci, pomáhá budovat atmosféru otevřenou nápadům a inovacím, zvyšuje loajalitu zaměstnanců vůči firmě a v neposlední řadě podporuje upřímnost v každodenních interakcích. 

V týmu PPC Bee se sdílí kde co, obzvlášť když zajdete s naším CEO na oběd, tak neexistuje otázka, na kterou by vám nedal odpověď. Podobně to vnímá i Pavol Adamčák z Dexfinity, ale dodává, že je u nich potřeba informace z mnoha důvodů selektovat: 

Rozumím přístupu, který popisuje Pavol. Informací se každý den ve firmě točí velké množství a nedá se i při nejlepší vůli komentovat a sdílet všechno. Troufám si říct, že na sdílení informací má vliv i velikost dané organizace. Pokud jste startup o deseti lidech, tak je jednoduché říct si vše potřebné někde u oběda. Pokud máte desítky či stovky lidí ve firmě, bude to chtít krapet jiný přístup. Své o tom ví i Petr Burian z Livesportu:

Každý člověk v týmu má navíc nastaveny svoje parametry pro to, co je a co není důležité. Vzpomínám si, že jsme při jednom z našich celofiremních retrospektivních meetingů nadšeně sdíleli každé číslo, každý úspěch, každou obavu... A po dvou hodinách se jeden z kolegů zvedl a prohlásil “hele dobrý, ale byl bych radši, kdybych spoustu z toho nevěděl”. A jsme zase u toho správného balancu plus jak jej nastavit a u přehlcení informacemi, jak o něm mluvil Petr Burian. Přehlcení informacemi může mít totiž nežádoucí účinky a stojí za to zabývat se v tomto ohledu i informační hygienou vašich kolegů v týmu. 

Přiznám se, že ve sdílení některých informací jsem opatrnější. Myslím si totiž, že s informacemi je to jako se Spidermanem - zatímco u něj s velkou mocí přicházela velká zodpovědnost, s informacemi mohou přicházet obavy, domněnky či nejistota. Zdrženlivější jsme proto u sdílení informací, které nejsou kompletní, ověřené, jisté, kde ještě nepadlo poslední slovo nebo rozhodnutí, jak to tedy nakonec bude. Dokud se tedy polévka vaří, nenandáváme ji na talíř. 

Dalším příkladem informací, které nesdílíme, jsou samozřejmě individuální rozhovory s kolegy, které jsou unikátním materiálem od týmu pro vedení firmy, kterého si nesmírně vážíme, protože je to prostor, ve kterém se lidé dokáží otevřít a sdílet to, co by se při celofiremních setkáních neodvážili zmiňovat. Negativní věci, hejty, drby, dramata aj. se snažíme utnout nebo vyřešit co nejrychleji a zbytečně nic nerozdmýchávat. Nechceme, aby naši lidé pracovali v dusné atmosféře nebo v prostředí plném strachu. 

Taky nesdílíme výši konkrétních měsíčních odměn. Nicméně odměna každého člena týmu je složena z řady proměnných, které známé jsou - např. míra seniority a odpovědnosti, kompetence, specializace, požadavek na vedení lidí atd. Sdílíme ale celkovou částku sestávající z odměn všech. Tým tak má představu, kolik z toho, co vyděláme, investujeme do toho nejcennějšího, co máme - do lidí samotných. A není žádné tajemství, že za všechny roky našeho fungování, šlo vždy zhruba 90 % našich příjmů zpět do týmu.  

Co ale naopak sdílíme ve velké míře a často, je naše firemní, produktová a byznysová vize, ke které se neustále v průběhu práce vracíme. Netajíme se ani změnami, které přináší naše HR - koho budeme hledat do týmu, proč máme neustále otevřené inzeráty u pozic, které máme již obsazené, ale bavíme se i o důvodech, proč se s některými lidmi musíme rozloučit. Otevřeně komunikujeme i s našimi uchazeči o práci u nás, aby nekupovali zajíce v pytli. Každý měsíc celé firmě představujeme byznysové výsledky a jejich komparace s předchozími obdobími a s plánem, který jsme si pro byznys stanovili na začátku roku. Všichni tak vidí, jaké je naše tempo dosahování cílů a jaké jsou důvody pro případné odchylky. Sdílíme také info o výkonu našich týmů, každý měsíc zhodnocujeme, jak se komu podařilo naplnit měsíční plány. Sdílíme naše chyby, abychom se z nich mohli poučit. Co nejrychleji informujeme vždy o interních změnách, aktuálně např. o požadavcích na testování na covid nebo osobní účast v kanceláři v jinak home-office pracovním režimu. Sdílíme taky info o tom, kdy má kdo narozeniny, protože kdo by nechtěl nějaký ten dárek, šéňo a chlebíčky, že ;) Výčet věcí, které sdílíme, by mohl pokračovat. 

Důvodů pro maximální transparentnost je hodně. Skvěle to popisuje Michal Šrajer z Happiness@Work a Confer-O-Matic , kde je sdílení informací s týmem přirozenou součástí jejich spolupráce a jednou z priorit:

Podle mého názoru je ale dobré myslet na to, že transparentnost může být dobrý sluha, ale zlý pán. Ne všude ji uchopí správně a může se z toho stát takřka nástroj mučení zaměstnanců. Třeba jako v případě firmy Away, která ve jménu transparentnosti vyžadovala po lidech komunikaci výhradně ve veřejných kanálech chatovací aplikace Slack. Všichni tak viděli všechno. Když si někdo založil separé soukromý channel, ve kterém se rozebíraly strasti kolegů a vedení se to dozvědělo, stálo je to místo. Hodně podrobný rozbor celé situace přinesl online magazín The Verge.

Nerada bych ale skončila své úvahy v negativním tónu. Být transparentní v týmu či ve firmě, je součástí firemní kultury jako takové. Ať už je vaše firemní kultura jakákoliv, transparentnost ve sdílení informací by tu měla mít své místo i vymezené hranice, které jsou všem jasné. Jasně stanovíte očekávání a předejdete domněnkám a nejistotě. Hodnoty jako upřímnost a pravda asi nikdy nevyjdou z módy a lidi je vždycky ocení. Není dobré zahlcovat lidi každou maličkostí, není taky dobré syslit si informace pro sebe. A jak se dozvíte, jak na tom se sdílením ve své vlastní firmě jste? Běžte mezi lidi a prostě se jich zeptejte, mně se osvědčily tyto otázky:

Možná vás odpovědi překvapí a rozhodnete se stávající firemní situaci změnit. Z informací se totiž stávají znalosti, ze znalostí zkušenosti a taky moudrost. A krátkozraká by byla ta firma, které by tento řetězec nic neříkal. 

Přeji vám, ať se vám skrze sdílení informací ve vaší firmě podaří zvyšovat důvěru v týmu, upřímnost ve vzájemné komunikaci a prostor pro nápady, zvědavost, kreativitu a proaktivitu vás i vašich kolegů. 

Děkuji Sebastianovi, Pavolovi, Michalovi a Petrovi, že se mnou sdíleli svůj pohled na věc. A díky PPC Bee, že mě nechá sdílet o jejím interním fungování, co chci :)